Описание
АЛЬФА ДОК – современное решение для эффективного управления документами и оптимизации бизнес-процессов вашей организации. Предназначено для компаний, стремящихся повысить продуктивность, обеспечить безопасность информации и упростить взаимодействие между сотрудниками и партнерами.
Ключевые возможности:
Управление документами:
- Регистрация и учет: Автоматизированная регистрация входящих и исходящих документов, а также созданных внутри организации.
- Контроль задач: Ведение поручений с возможностью отслеживания их выполнения в режиме реального времени.
- Маршрутизация: Эффективное распределение документов между сотрудниками с полной визуализацией движения документов.
- Электронные документооборот: Создание, согласование и подписание документов в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи.
- Связь документов: Работа с взаимосвязанными документами для обеспечения целостности и прослеживаемости информации.
- Продвинутый поиск: Быстрый поиск документов с возможностью сохранения и повторного использования поисковых запросов.
CRM-модуль:
- Реестр контрагентов: Поддержка полного реестра партнеров и клиентов с возможностью хранения подробной информации (контакты, адреса, реквизиты и др.).
- Управление договорами: Ведение реестра договоров с возможностью отслеживания их статусов и сроков.
- История взаимодействий: Сохранение всех коммуникаций и операций с контрагентами для анализа и улучшения взаимоотношений.
- Аналитика эффективности: Интегрированная система анализа работы, помогающая оценить производительность и выявить области для улучшения.
Дополнительные функции:
- Интегрированный почтовый клиент: Отправка и получение зашифрованных писем с использованием электронной подписи.
- Электронный секретарь: Автоматизация рутинных задач и напоминаний.
- Автоматическая регистрация: Наложение штампов регистрации на документы без лишних усилий.
- Потоковое сканирование: Быстрое оцифровывание бумажных документов и их автоматическая обработка.
- Стандартизованный обмен данными: Поддержка обмена информацией в соответствии с ГОСТ и МЭДО 2.7.
- Интеграция с Active Directory: Обеспечение единого входа и управления доступом для пользователей.
- Безопасность данных: Шифрование информации при передаче между клиентом и сервером, а также аудит всех действий пользователей.
- Отчеты и аналитика: Формирование подробных отчетов и проведение справочно-аналитической работы.
- Гибкость использования: Возможность удаленной работы и работы в оффлайн режиме, поддержка распределенной структуры базы данных.
- Быстрый доступ: Использование штрих-кодов для мгновенного поиска нужных документов.
- Облачные сервисы: Поддержка облачных решений от Microsoft для дополнительной гибкости и масштабируемости.
Документация и установка
АЛЬФА ДОК поставляется с краткой документацией, обеспечивающей быстрое внедрение и настройку системы. Для установки необходим:
- Сервер СУБД (поддерживаются MS SQL и PostgreSQL).
- Настройка FTP-сервера или сетевой папки для хранения данных.
- Запуск скриптов создания базы данных, предоставленных разработчиком после заключения договора и оплаты лицензии.
Система совместима с ОС MS Windows (начиная с версии Windows 2000) и с Linux (через пакет WineHQ для PostgreSQL СУБД).
Запуск и эксплуатация
Для начала работы:
- Запустите главный модуль системы
DocFlow.exe— система разработана по принципу portable, все компоненты находятся в одном месте. - Укажите адрес сервера базы данных и имя базы данных.
- Авторизуйтесь, используя учетные данные, созданные администратором при установке.
Дальнейшая настройка и управление системой осуществляется через интуитивно понятные инструменты программы.
Важные замечания:
- Администратору требуется знание выбранной системы управления базами данных (СУБД).
- Резервное копирование осуществляется средствами СУБД.
- Дополнительное программное обеспечение на сервере не требуется, за исключением СУБД и FTP-сервера.
- Техническая поддержка предоставляется по договоренности с заказчиком.
АЛЬФА ДОК — надежный партнер в цифровой трансформации вашего бизнеса, обеспечивающий безопасность, эффективность и прозрачность всех ваших документооборотных процессов.
Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «АЛЬФА ДОК» представляет собой высокоэффективное решение для управления документами и оптимизации бизнес-процессов в организациях различного масштаба. Данный продукт обеспечивает надежную регистрацию и контроль документации, а также автоматизацию рутинных задач, что способствует повышению продуктивности и уменьшению временных затрат.
Функциональные возможности системы включают регистрацию входящих и созданных документов, ввод поручений и мониторинг их выполнения, маршрутизацию и контроль движения документов, а также создание, согласование и подписание документов в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи. Пользователи имеют возможность работать с взаимосвязанными документами, осуществлять поиск документов и сохранять поисковые запросы для удобства.
Система «АЛЬФА ДОК» также включает CRM-модуль, который позволяет вести реестр контрагентов и сохранять необходимую информацию о них, включая контакты, адреса и реквизиты. Модуль позволяет детально отслеживать историю взаимоотношений с контрагентами и проводить анализ эффективности работы.
Система поддерживает интеграцию с облачными сервисами Microsoft и может использоваться в сочетании с Active Directory для упрощения управления пользователями. Дополнительные функции включают встроенный почтовый клиент с возможностью шифрования и подписания сообщений, автоматическое наложение штампов регистрации, потоковое сканирование документов, а также поддержку информационного обмена по стандартам ГОСТ и МЭДО 2.7.
Программное обеспечение предназначено для работы на операционных системах MS Windows (начиная с Windows 2000) и семейства Linux с установленным пакетом WineHQ при использовании PostgreSQL в качестве системы управления базами данных. Для установки системы необходимо подготовить сервер СУБД (MS SQL или PostgreSQL) и настроить FTP-сервер или сетевую папку для хранения данных.
При эксплуатации системы требуется запускать файл главного модуля DocFlow.exe, указать адрес сервера базы данных и произвести авторизацию. Бекапирование данных осуществляется с помощью средств управления базами данных, наличие дополнительных инструментов не требуется. Администраторы должны быть знакомы с администрированием выбранной СУБД.
Система «АЛЬФА ДОК» подходит для различных бизнес-секторов, включая финансовые учреждения, юридические фирмы и государственные организации, где требуется надежное управление документами и автоматизация процессов. Одной из уникальных особенностей является возможность работы в оффлайн-режиме, что позволяет обрабатывать документы без подключения к серверу с синхронизацией данных позже. Эта функция делает систему особенно привлекательной для руководителей и специалистов, часто работающих в полевых условиях или вдали от центрального офиса.
Если вы обнаружили ошибку, пожалуйста, уведомите нас — выделите текст с ошибкой и нажмите клавиши Ctrl+Enter. Отключите блокировщик рекламы, если после нажатия комбинации кнопок не срабатывает всплывающее окно.
