Электронные архивы
Основные задачи создания электронный архива – обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с высокими требованиями к их защите и сохранности, в сочетании с максимально удобным и простым доступом – как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.
Внедрение электронного архива дает мощный импульс к развитию органам государственного управления, министерствам и холдингам, архивам, банкам, промышленным предприятиям и корпорациям, крупным коммерческим фирмам, учреждениям науки, образования и культуры.
Появились вопросы?
Анна Геллер
Электронный архив может включать такие процессы, как:
Структурированное хранение и обработка документов. Управление доступом.
Быстрый поиск документов по заданным реквизитам. Полнотекстовый поиск по содержимому текста.
Оперативная БД и архивное хранилище.
Протоколирование работы с документами.
Оперативный поиск для анализа при проведении различных проверок и подготовке отчетов.
Формирование отчетов/реестров документов.
Обмен данными с внешними ИС.
Потоковый ввод документов и данных может включать такие процессы, как:
Массовый ввод документов из внешних источников.
Проверка и анализ видов принимаемых документов.
Автоматическое извлечение значимой информации из электронного образа документа.
Создание атрибутивного описания документа.
Где необходимо внедрение электронного архива:
- Бухгалтерская первичка: счета, акты, счета-фактуры.
- Клиентское досье: заявления, анкеты, паспорта.
- Кадровая документация.
- Нормативные документы.
- Договоры.
- Архивные документы.
- Приказы и распоряжения.
Эффект от внедрения:
- централизованное надежное хранение и обработка документов на всех стадиях жизненного цикла;
- конфиденциальность и разграничение прав доступа;
- отслеживание истории использования документа;
- удобство и скорость поиска.
Применение электронных архивов:
- ЭА финансовых документов (с целью оперативной обработки документов, их поиска, подготовки к налоговым проверкам, отправки контрагентам, поддержки претензионной деятельности).
- ЭА документов банка в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 25.11.2009 № 2346-У.
- Архив организации (для эффективной работы с архивными документами организации в соответствии с правилами архивного дела, государственными, отраслевыми и ведомственными нормами).
- ЭА клиентских досье.
- ЭА нормативной, технической, проектной и эксплуатационной документации.
- ЭА личных дел.
- ЭА кадровой документации.
- ЭА объектов имущества.
- ЭА юридических документов.
- ЭА медиадокументов.
- Электронная библиотека.
- Базы знаний.
Примеры типовых решений
Построение электронного архива первичных финансовых документов
Задача:
- замена существующей слабо интегрированной, неудобной системы сканирования и архивации документов;
- снижение трудозатрат, значительное уменьшение ручной работы;
- решение проблемы некорректных данных;
- миграция данных из старой системы.
Специалисты Кибер выполнили работы по построению электронного архива первичных финансовых документов, внедрению системы сканирования и распознавания документов, импорту данных из старого архива.
Результаты проекта:
- Сотрудники магазинов тратят на 20% меньше времени на подготовку документов для передачи в головной офис.
- Сокращение времени передачи документов из магазинов в головной офис (документы передаются в тот же день).
- Минимизированы ошибки введенной информации о документах.
- Сокращение времени на поиск документов на 8%.
- Исключение из процесса IT-сотрудников магазинов, ранее вовлеченных в процесс передачи финансовой документации из магазинов в головной офис.
- Полная автоматизация процесса работы с финансовой документацией.
Появились вопросы? Мы готовы помочь!
Наши менеджеры отвечают в течении 30 минут
Мы не рассылаем спам и не навязываем дополнительных услуг.