Управление договорной деятельностью

Описание

Продукт под названием «Управление договорной деятельностью» предназначен для автоматизации и оптимизации процесса управления договорными обязательствами в организации. Это комплексное решение, которое обеспечивает единое информационное пространство для хранения, обмена, согласования и обновления договорных данных и сопутствующих документов, что значительно повышает эффективность работы с договорной документацией и контролем исполнения обязательств.

Данное программное обеспечение позволяет пользователям взаимодействовать через единый интерфейс, что упрощает навигацию и управление информацией. Пользователь может легко переходить между различными уровнями детализации данных, используя режимы drill down и drill up для получения более точной информации. В системе реализована возможность формирования отчетов на основе пользовательских фильтров и контролирующих факторов, что помогает в анализе и принятии управленческих решений.

Одной из ключевых функций является загрузка и хранение структурированной и неструктурированной информации, включая файлы и документы, связанные с договорами. Программа поддерживает работу с графиком Ганта, что помогает планировать выполнение обязательств и своевременно реагировать на возникшие отклонения.

Механизм контроля и уведомления пользователей о срочных сроках исполнения обязательств, а также автоматическая цветовая индикация для выявленных отклонений, позволяют своевременно принимать меры и избегать штрафных санкций или просрочек.

Еще одним важным аспектом является прогнозирование исполнения обязательств, что помогает планировать и управлять договорными отношениями на долгосрочной основе. В системе реализовано ведение реестра обязательств с механизмами индикации и уведомлений о событиях, связанных с договорными обязательствами.

Для более эффективного взаимодействия предусмотрена возможность формирования досье договора как автоматически, так и вручную, а также установка связей между входящими и исходящими документами, протоколами встреч и дополнительными соглашениями. Пользователи могут просматривать документы, хранящиеся в досье, и устанавливать контроль за сроками действия документов с настройкой предупреждающих уведомлений.

Особое внимание уделено управлению изменениями условий договора. Пользователи могут подать запросы на изменение условий (ЗНИ), использовать сценарное планирование изменений, согласовывать их с подрядчиками и отслеживать статус согласований. Также предусмотрены функции по регистрации претензий, обмену данными с подрядчиками, и мониторингом статуса рассмотрения требований. В системe реализована аналитика по претензионной деятельности, что помогает своевременно реагировать на возможные конфликты и дефекты.

Технические требования системы включают совместимость с современными операционными системами и необходимость наличия сетевого подключения для доступа к серверной части системы. Производительность системы обеспечивает быстрый доступ к большим объемам договорных данных, возможность одновременной работы нескольких пользователей и автоматизации рутинных операций.

Управление договорной деятельностью также включает контроль за сроками исполнения договорных обязательств, напоминания и планирование действий, что способствует минимизации рисков и повышению прозрачности бизнес-процессов. Интеллектуальные механизмы прогнозирования, визуализации и аналитики помогают управлять договорной деятельностью на стратегическом уровне, обеспечивая легкий доступ к информации и контроль за выполнением договорных обязательств.

Области применения продукта разнообразны — юридические службы, отделы закупок, контрактные службы, бухгалтерия и прочие подразделения, которых интересует систематизация и автоматизация работы с договорной документацией и обязательствами. Он может быть интегрирован с другими системами учета и автоматизации бизнес-процессов, что позволяет создавать единое управленческое пространство в организации.

Использование данного продукта способствует снижению ошибок, повышению скорости обработки договоров, улучшению контроля за сроками и условиями, а также повышает уровень ответственности участников бизнес-процесса. Он является незаменимым инструментом для компаний, стремящихся к повышению эффективности и прозрачности договорной деятельности, а также для автоматизации стандартных процедур и управления рисками.