Сотбит SRM

Описание

Сотбит SRM — это комплексное решение для автоматизации процессов закупок и управления поставщиками, разработанное на платформе Битрикс24. Эта система предназначена для повышения эффективности, прозрачности и контроля в процессе снабжения предприятий различных масштабов. Основное предназначение системы — автоматизировать сбор потребностей, ускорить процессы согласования договоров и закупок, а также обеспечить всесторонний контроль на всех этапах закупочного цикла. Пользователями системы являются менеджеры по закупкам, специалисты по снабжению и ответственные за контроль лица, участвующие в процессах снабжения.

Функциональные возможности системы охватывают широкий спектр задач, что делает её универсальным инструментом для любой организации, стремящейся к оптимизации своих закупочных процедур. Одной из ключевых особенностей является личный кабинет закупщика — единое рабочее пространство, где пользователь видит свои закупки, задачи, уведомления и согласования. В интерфейсе собраны все этапы процесса, что способствует быстрому выполнению задач и повышению прозрачности.

Настройка и распределение ролей — это возможность гибко определить, кто может инициировать закупки, согласовывать договоры, утверждать победителей или просматривать информацию. Права доступа настраиваются либо по структурным подразделениям компании, либо по отдельным сотрудникам, что обеспечивает безопасность данных и контроль доступа.

Важной составляющей системы является редактор бизнес-процессов — визуальный конструктор маршрутов, который позволяет настраивать любые последовательности согласований и действий. Поддерживаются уведомления и постановка задач, что обеспечивает своевременное выполнение процессов и контроль на каждом этапе.

Для создания закупки предусмотрена форма с возможностью указания позиций, условий, сроков и другой важной информации. В системе реализована автоматическая проверка данных на корректность, что помогает избежать ошибок при оформлении документов. Маршруты согласования позволяют определить участников и логику маршрутов, соответствующих внутренним регламентам предприятия.

Работа с поставщиками осуществляется через единый реестр — централизованную базу контрагентов, которая включает поиск, фильтрацию и историю взаимодействия. Это обеспечивает быстрый доступ к информации о поставщиках и их историях взаимодействия.

Особенностью системы является возможность проведения закупочной процедуры через электронную почту. Платформа автоматически отправляет приглашения участникам тендера с предложением подать коммерческое предложение по уникальной ссылке, что позволяет привлекать поставщиков, не зарегистрированных на платформе.

Поставщики заполняют электронные формы, предоставляя необходимые данные, а системы автоматически собирает и связывает предложения с конкретной закупкой. Это значительно ускоряет процесс подбора и анализа предложений, а также обеспечивает их структурированное сравнение по ключевым параметрам с помощью автоматического формирования таблицы конкурентных предложений.

Для тендерных процедур возможна инициатива повторных торгов — переторжки — с целью получения более выгодных условий. Система позволяет отправлять участникам предложения с требованием к улучшению условий, а также ограничивать круг участников, допускающих к повторным торгам.

Коммуникация внутри системы осуществляется через встроенную переписку, которая позволяет вести диалог по конкретной закупке или контракту. В качестве каналов связи поддерживаются телефон, мессенджеры и электронная почта, что обеспечивает гибкость и оперативность общения.

Для учета товаров и услуг реализован единый каталог ТРУ, включающий описание, характеристики, категории, изображения и единицы измерения. Каталог может наполняться из 1С или импортироваться из Excel, что повышает точность и актуальность данных.

Карточка договора содержит всю ключевую информацию: стороны, суммы, условия, товарные позиции с согласованными ценами и связанные закупочные процессы. Поддерживаются шаблоны договоров с автозаполнением, что ускоряет оформление документов. Процесс согласования договора включает проверку данных ответственными лицами, внутреннее утверждение и согласование с исполнителями.

Интеграция с 1С позволяет синхронизировать данные о товарах, ценах и договорах, что значительно повышает эффективность работы и уменьшает дублирование данных.

Таким образом, Сотбит SRM представляет собой комплексное решение для автоматизации закупочных процессов, повышения прозрачности и эффективности снабжения предприятия. Благодаря широкому функционалу, гибким настройкам и мощной интеграции, система подходит для различных отраслей и масштабов бизнеса, обеспечивая автоматизированное управление всеми аспектами закупок и взаимодействия с поставщиками.

Система Сотбит SRM подходит как для небольших компаний, так и для крупных предприятий, позволяя оптимизировать весь цикл закупочной деятельности, повысить уровень прозрачности и снизить затраты. Интеграция с внутренними системами, такими как 1С, обеспечивает актуальность данных и автоматизацию рутинных задач, позволяя сотрудникам сосредоточиться на стратегических аспектах снабжения. В целом, это мощное решение для автоматизации закупочной деятельности, которое поможет организациям повысить эффективность, прозрачность и контроль в рамках своих закупочных процедур.