Описание
Программное обеспечение «EDMS. Электронный документооборот» представляет собой современное решение для автоматизации процессов управления документацией и заявками в организации. Это комплексное средство, предназначенное для оптимизации создания, обработки, подписи и хранения разнообразных документов, связанных с запросами, справками и доверенностями. Ориентированное на обеспечение высокой эффективности работы с документацией, это ПО позволяет упростить и ускорить административные процедуры, повысить уровень информационной безопасности и обеспечить юридическую силу документов за счет интеграции с сертифицированным средством криптографической защиты информации (СКЗИ).
Основные функции системы «EDMS Электронный документооборот» включают автоматизированное создание заявок на получение справок от действующих или бывших сотрудников организации. Пользователи могут создавать новые заявки через личный кабинет, выбирая тип справки из предложенного списка. Автоматическая подстановка персональных данных, таких как ФИО, должность и контактная информация, ускоряет процесс заполнения формы, а также позволяет ввести дополнительные параметры, например, периоды работы или договорные условия, необходимые для оформления справки.
Для распределения загрузки процессов система использует ролевую модель, которая автоматически распределяет заявки между ответственными сотрудниками. Такой подход способствует равномерной нагрузке и повышает оперативность обработки заявлений. Весь цикл обработки заявок отображается на удобном дашборде, где пользователь может просматривать текущий статус каждого заявления, фильтровать заявки по статусу, типу справки, дате подачи и другим параметрам. Статусы заявлений обновляются в реальном времени и включают такие состояния, как «в работе», «завершена», «отклонена» и другие жизненные циклы обращения.
Ключевым компонентом системы является модуль подписания документов электронной подписью, который интегрирован с сертифицированным средством криптографической защиты информации (СКЗИ). Перед подписанием системы производит верификацию актуальности КЭП, что гарантирует юридическую силу подписанных документов. Статус подписи отображается в интерфейсе, обеспечивая прозрачность и контроль за процессом закрепления документов. Пользователи имеют возможность просматривать список загруженных документов, удостоверяться в их содержимом перед подписанием и получать уведомления о необходимости подписания или о статусе документов.
Кроме того, «EDMS Электронный документооборот» обеспечивает возможность загрузки и систематизации документов, их фильтрацию по различным параметрам, а также скачивание готовых заявлений в формате PDF. Особенностью системы является опция отправки уведомлений ответственным сотрудникам, что повышает скорость обработки заявлений и обеспечивает своевременное реагирование. Уведомления могут быть отправлены через электронную почту или корпоративный мессенджер, в зависимости от настроек пользователя, что делает коммуникацию внутри организации максимально эффективной.
Для контроля за подачей и обработкой заявлений пользователи имеют доступ к истории своих обращений через личный кабинет, где отображаются стадия обработки, дата подачи и тип документа. Также реализована возможность скачивания электронной подписи для подтверждения легитимности документов. В случае необходимости можно проверять актуальность используемых сертификатов УНЭП при подаче заявлений, что обеспечивает соответствие современным требованиям безопасности и актуальности используемых средств защиты.
Данное программное обеспечение является незаменимым инструментом для организаций, стремящихся к цифровой трансформации документооборота, повышению прозрачности и безопасности оформления справок, доверенностей и других документов, а также для обеспечения быстрого и безопасного взаимодействия между сотрудниками и руководством. Благодаря широкому функционалу, надежности и интеграции с современными средствами криптографической защиты, «EDMS Электронный документооборот» способствует достижению высокой эффективности бизнес-процессов и снижению затрат на бумажный документооборот.
| Спецификация | Детали |
|---|---|
| Название продукта | EDMS Электронный документооборот |
| Тип системы | Программное обеспечение для автоматизации документооборота |
| Основные функции | Создание заявок, автоматический подбор данных, распределение задач, электронная подпись, хранение и учет документов |
| Интеграция с | СКЗИ для применения квалифицированной электронной подписи |
| Процесс обработки заявок | Создание, редактирование, утверждение, подпись, уведомление |
| Интерфейс | Дашборд для просмотра активных заявок, фильтры по статусам и параметрам |
| Безопасность | Интеграция с сертифицированным криптографическим средством, проверка актуальности сертификатов |
| Уведомления | Электронная почта, корпоративный мессенджер |
| Доступность | Личный кабинет пользователя для отслеживания заявлений |
| Поддерживаемые форматы | PDF, электронные подписи |
В целом, «EDMS Электронный документооборот» является мощным инструментом для модернизации документооборота в организациях любой величины. Его широкие возможности автоматизации, повышение уровня безопасности и интеграция с криптографическими средствами делают его оптимальным решением для предприятий, стремящихся к цифровой трансформации и повышению эффективности бизнес-процессов, связанных с подготовкой, обработкой и хранением документов, а также заявлений и справок по различным уровням сложности и ответственности.
Если вы обнаружили ошибку, пожалуйста, уведомите нас — выделите текст с ошибкой и нажмите клавиши Ctrl+Enter. Отключите блокировщик рекламы, если после нажатия комбинации кнопок не срабатывает всплывающее окно.
