Деметра

Описание

Программа Деметра предназначена для облегчения сбора и обработки отчетности в рамках ПОО (профессиональная образовательная организация). Также с помощью ее можно облегчить формирование данных для ЕГИССО.Для ее работы нужен только Excel или его аналоги, программа не использует базы данных,локальную сеть,Интернет.Целевой аудиторией программы являются сотрудники ПОО (профессиональная образовательная организация), не имеющие доступа к специализированным информационным системам, сервисам и не обладающие достаточным уровнем владения текстовыми и табличными процессорами для того, чтобы работать со сводными таблицами, Power Query, макросами VBA.

К основным функциональным компонентам программы относятся:

1. Главное окно программы, в котором находятся 7 вкладок каждая из которых содержит набор кнопок, полей ввода, чекбоксов относящихся к функциональности конкретной вкладки, и одна вкладка, содержащая информацию о программе и используемых лицензиях.
2. Кнопки используются для выбора файлов docx и xlsx которые нужно обработать, папок, где находятся файлы, папок куда надо сохранить результаты.
3. Поля ввода служат для введения значений колонок, дат, которые нужно использовать при обработке.
4. Чекбоксы служат для выбора режимов обработки данных.

2.3.2 Возможности программы

Что может программа?

1. Генерация отчета по стандарту ГБПОУ БРИТ с возможностью выбора даты, на которую нужно подсчитать текущий возраст студентов. Для генерации такого отчета в файлах с данными должны быть колонки со следующими названиями: Дата_рождения, Статус_ОП, Статус_Бюджет, Статус_Общежитие, Статус_Учёба, Статус_Всеобуч, Статус_Соц_стипендия, Статус_Соц_положение_семьи, Статус_Питание, Статус_Состав_семьи, Статус_Уровень_здоровья, Статус_Сиротство, Статус_Место_регистрации, Статус_Студенческая_семья, Статус_Воинский_учет, Статус_Родитель_СВО, Статус_Участник_СВО, Статус_ПДН, Статус_КДН, Статус_Внутр_учет, Статус_Самовольный_уход, Статус_Выпуск. Также обязательно должны быть колонки с названиями СНИЛС, Пол, Серия_паспорта, Номер_паспорта, Дата_выдачи_паспорта, Кем_выдан для того чтобы работала функция создания файлов ЕГИССО. Включает в себя 3 раздела: Социальный паспорт, Сироты, Учет. Для каждого раздела создается 5 сводов, расположенных на отдельных листах: по группам, по текущему возрасту, по году рождения, по полу, по образовательной программе.
2. На листе Социальный паспорт подсчитывается информация по следующим показателям: Количество обучающихся, Количество студентов в академе, Количество совершеннолетних, Количество несовершеннолетних, Дети-сироты, Инвалиды Всего, Инвалиды совершеннолетние, Инвалиды несовершеннолетние, Соц стипендия малоимущие, Соц стипендия дети-сироты, Соц стипендия инвалиды, Питание малоимущие, Питание сироты, Питание инвалиды, Питание СВО, Общежитие Всего, Общежитие сироты, Выпуск сироты, Выпуск инвалиды.
3. На листе Сироты подсчитывается информация по сиротам: Всего, Сироты совершеннолетние, Сироты несовершеннолетние, сироты в академе, сироты на постинтернате, сироты на гособеспечении, сироты под опекой, Питаеся всего, Питается в ПОО, Получает компенсацию за питание, ПОО+компенсация.
4. На листе Учет подсчитываются данные: КДН ПДН, Внутренний учет, Самовольный уход, СОП.
5. Создается файл, в котором для каждого значения в отчете по стандарту БРИТ на отдельном листе указаны списки студентов, на основе которых было получено это значение. То есть если в отчете указано что 6 студентов находятся в академическом отпуске на соответствующем листе будет указан список из 6 студентов с их полными данными и т.д.
6. Генерация настраиваемого отчета. Создается отчет по указанным пользователем колонкам и значениям в разрезе групп, текущего возраста, года рождения, пола, образовательной программы. Необходимо чтобы в файлах с данными присутствовали следующие колонки: ФИО, Дата_рождения, Статус_ОП, Статус_Учёба а также обязательно должны быть колонки с названиями СНИЛС, Пол, Серия_паспорта, Номер_паспорта, Дата_выдачи паспорта, Кем_выдан для того чтобы работала функция создания файлов ЕГИССО. Также создается файл со списками студентов, на основе которых были получены данные в получившихся сводах.
7. Создание общего файла, содержащего данные всех студентов из всех файлов. При этом для каждого студента автоматически добавляются следующие данные: Текущий возраст, совершеннолетний или несовершеннолетний, порядковый номер месяца рождения, название месяца рождения, год рождения, категория 1 -ПК, категория 1-ПО, категория СПО-1, категория Росстат, фамилия, имя, отчество, фио в родительном падеже, фио в дательном падеже, фио в винительном падеже, фио в творительном падеже фио, в предложном падеже, инициалы в 4 форматах, инициалы в 4 форматах по различным падежам.
8. Создание файлов связанных с ЕГИССО: файл с ошибками в персональных данных из за которых данные студенты не будут загружены, файл с неиспользуемыми льготами и получателями без прописанных льгот, подготовленный файл с данными получателей готовый для копирования в шаблон csv ЕГИССО, список льготников для распечатывания с делением по льготам, папка в которой созданы отдельные файлы со списком льготников для каждой группы.
9. Создание папок, содержащих своды по колонкам названия которых начинаются со слов Статус_, Подсчет_, Список_. В каждой такой папке создаются своды по группам, текущему возрасту, году рождения, полу, образовательным программам для каждой колонки
10. Создание общего свода по данным из колонок, начинающихся со слов Статус_, Подсчет_, Список_
11. Создание файла, содержащего частотную таблицу для каждой колонки для поиска дубликатов в персональных данных.
12. Создание отдельного файла со сводом по возрастам.
13. Объединение файлов с данными групп в один Такое функция нужна в случае, если у вас есть филиалы или отделения и вам нужна отчетность не по группам, а по более крупным структурам.
14. Поиск истекающих документов дающих право на льготы С помощью этой функции можно обнаружить документы, у которых в колонке Дата_окончания_Наименование документа дающего право на льготу осталось меньше месяца, 2 недель, недели. Все льготники с истекающими документами помещаются в отдельный файл, где с помощью цветной заливки указывается сколько осталось времени: Красный цвет — если осталось меньше недели до истечения срока. Оранжевый цвет — если осталось меньше 2 недель. Желтый цвет — если осталось меньше месяца. Создаются отдельные листы для каждой льготы, где были обнаружены истекающие документы.
15. Собирает однотипные документы docx. Для примера у вас есть список группы из 30 студентов и вам нужно на каждого из них сделать справку, договор, согласие и т.п. Документы отличается только паспортными данными и реквизитами, и чтобы вам не пришлось 30 раз создавать документ на каждого, вы можете использовать эту программу. Вам нужно будет только указать таблицу с используемыми данными формата Excel и создать шаблон документа в Word указав в этом шаблоне в двойных фигурных скобках {{}} названия колонок из файла с расширением xlsx. После чего программа, беря данные из таблицы и подставляя эти данные в {{}} в шаблоне, создаст вам столько документов сколько строк есть в таблице с сохранением форматирования шаблона. Также можно создавать pdf версии создаваемых документов.
16. Разделение таблицы на несколько частей. Для примера у вас в одном большом файле есть список логинов и паролей для тестирования для каждой группы. Вам нужно распечатать логины и пароли для каждой группы по отдельности. С помощью этой функции вам будет достаточно указать порядковый номер колонки, по которой вы хотите разделить таблицу, название листа, где находится таблица и нажать кнопку обработки. Программа в зависимости от выбранного режима отфильтрует данные по уникальным значения выбранной колонки и сохранит отфильтрованные данные либо в листах одного файла, либо в отдельных файлах.
17. Обработка списка с персональными данными. С ее помощью можно провести первичную обработку списка xlsx. Удалить лишние пробельные символы в начале и конце каждой ячейки в таблице, а также между словами. Для колонок содержащих в названии слова Фамилия, Имя, Отчество, ФИО, сделать так чтобы каждое слово в этих колонках начиналось с большой буквы. Для колонок название которых содержит слово дата найти неверно заполненные ячейки. Для колонок название которых содержит слово снилс привести к данные к стандартному виду ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ и найти неверно заполненные ячейки (где больше или меньше цифр чем надо). Для колонок название которых содержит слово инн привести к формату из 12 цифр (ИНН физического лица) удалив все символы кроме цифр и найти неверно заполненные ячейки (где больше или меньше цифр чем надо). Для колонок название которых содержат словосочетания (в любом порядке): серия паспорт, номер паспорт, код подразд привести их к стандартному виду и найти неверно заполненные ячейки (где больше или меньше цифр чем надо). Для колонок название которых содержат слово телефон удалить все нечисловые символы. Для колонок названия которых содержат в себе слова электрон почта,e-mail удалить все пробельные символы. Найти дубликаты в каждой из колонок таблицы с указанием на какой строке оригинальной таблицы они находятся. Найти случаи смешения русских и английских букв в одном слове с указанием на какой строке они находятся и перечислением какие именно буквы являются смешанными.